Die unterschiedlichen Pauschbeträge richten sich nach der Länge der Abwesenheit des Geschäftsreisenden. Foto: Touristikdepesche

Die unterschiedlichen Pauschbeträge richten sich nach der Länge der Abwesenheit des Geschäftsreisenden. Foto: Touristikdepesche

Welche Sätze für Verpflegungsmehraufwand lassen sich bei Dienstreisen innerhalb Deutschlands ansetzen? Und was muss bei der Abrechnung von Reisekosten in 2016 noch beachtet werden? Hier gibt’s alle Antworten rundum Spesen und Pauschalen.
Wer sich beruflich außerhalb seiner Wohnung und außerhalb der regelmäßigen Tätigkeitsstätte zu einer sogenannten Auswärtstätigkeit aufhält und sich daher nicht so günstig wie zu Hause verpflegen kann, erhält hierfür den Verpflegungsmehraufwand erstattet. In der Regel geschieht dies durch Pauschbeträge, auch Spesen, Verpflegungspauschale oder Tagegeld genannt. Grundsätzlich gilt dies an An- und Abreisetagen unabhängig von der Reisedauer sowie für Auswärtstätigkeiten zwischen 8 und 24 Stunden.

Spesen steuerlich absetzbar

Geschäftlich veranlasste Verpflegungsmehraufwendungen sind – falls der Arbeitgeber sie nicht im Rahmen der Reisekostenabrechnung zahlt – steuerlich absetzbar. Sie gelten in diesem Fall als Werbungskosten und müssen unter dieser Rubrik auch in der Steuererklärung angegeben werden. Um dieses Verfahren zu vereinfachen, wurden unterschiedliche Spesen festgelegt, die sich größtenteils nach der Länge der Abwesenheit richten. Für Dienstreisen im Inland (Deutschland) gelten die folgenden Verpflegungspauschalen:

1. an An- und Abreisetagen, unabhängig davon, wie viele Stunden man beruflich unterwegs ist: 12 Euro
2. bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden aber weniger als 24 Stunden: ebenfalls 12 Euro
3. bei einer Abwesenheit von 24 Stunden: 24 Euro

Grundsätzlich werden dabei reguläre Kalendertage zugrunde gelegt. Maßgebend ist die Länge der beruflichen Abwesenheit von der Wohnung bzw. der Arbeitsstätte.

Pauschale Übernachtungskosten: 20 Euro

Wichtig: Für einen Anreise- oder Abreisetag sind in jedem Fall immer nur 12 Euro anzusetzen, auch dann, wenn am selben Tag (etwa am Morgen) die Abreise von der ersten Auswärtstätigkeit und gleichzeitig (etwa am Abend) die Anreise zur zweiten Reise erfolgt. Zudem dürfen beruflich bedingte Reisen höchstens drei Monate lang sein. Dauern sie länger, handelt es sich um keine Reise mehr, die Spesensätze gelten also nicht.

Lässt sich keine tatsächliche Hotelrechnung vorweisen, dann kann auch für die Übernachtungskosten eine Pauschale angesetzt werden. Diese beträgt in Deutschland derzeit 20 Euro. Maßgebend ist allerdings, dass das Unternehmen grundsätzlich private Übernachtungen bei beruflicher Auswärtstätigkeit anerkennt.
Erhält der Arbeitnehmer freie Mahlzeiten vom Arbeitgeber, wie beispielsweise das Hotelfrühstück, dann muss er den Wert dieser Mahlzeit von der Höhe des Verpflegungsaufwands als Kürzung abziehen.

Bei Essen muss gekürzt werden

Achtung: Die bis zur Reisekostenreform 2014 geltenden Sachbezüge gelten in diesem Fall nicht mehr! Das heißt, wer Frühstück im Hotel erhalten hat, muss dafür 20 Prozent der 24-Euro-Pauschale ansetzen, also 4,80 Euro abziehen. Diese werden im Rahmen der Reisekostenabrechnung vom Spesensatz abgezogen. Erhält der Reisende auch Mittagessen (Lunch) oder Abendessen (Dinner), das von seinem Arbeitgeber bezahlt wird, muss die Pauschale um jeweils 40 Prozent, also jeweils 9,60 Euro, gekürzt werden. Allerdings können die Spesen nicht ins Minus gekürzt werden. Wer also bei einem 12-Euro-Satz sowohl Frühstück als auch Mittagessen erhält (4,80 Euro + 9,60 Euro = 14,40 Euro), muss nichts dazu bezahlen, erhält allerdings auch keinen Cent Verpflegungsmehraufwand erstattet.  
Grundsätzlich gilt übrigens: Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, die Verpflegungspauschalen seinen Reisenden auszuzahlen! Zwar hält sich die überwiegende Mehrheit der Unternehmen in Deutschland daran, aber rein rechtlich dürfen sie auch weniger oder mehr zahlen – oder auch gar nichts. Trifft Letzteres zu, kann der Arbeitnehmer die Aufwendungen in Form der Pauschalen in seiner Steuererklärung ansetzen.

Fürs Ausland gelten spezielle Spesen

Für Geschäftsreisen ins Ausland gilt ein anderer Verpflegungsmehraufwand als bei Dienstfahrten im Inland. Dasselbe ist auch bei den Übernachtungen der Fall. Zum Teil unterscheiden sich die Sätze sogar sehr deutlich. Das Bundesfinanzministerium passt die Pauschbeträge für Business-Trips ins Ausland jedes Jahr an. Für 2016 hat es die Spesensätze in immerhin 51 Ländern und Landesteilen geändert. Neue Spesen gelten beispielsweise für Albanien, Botswana, für diverse Landesteile Chinas und Indiens, für Irland, Portugal und die Schweiz.  
Die komplette Tabelle mit den Spesensätzen fürs Ausland für 2016 können Sie hier herunterladen: www.bundesfinanzministerium.de  
Benutzt der Arbeitnehmer seinen Privat-Pkw für berufliche Reisen, gelten sogenannte Kilometerpauschalen. Andere Regelungen wiederum gelten für die sogenannte Einsatzwechseltätigkeit. Sie ist anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer keine regelmäßige Arbeitsstätte hat.

Beispiel für eine Auswärtstätigkeit

Jens F. , der seine Tätigkeitsstätte in Hamburg hat, reist am 29. Juni 2016 nach Schwäbisch Gmünd. Er fährt direkt von zu Hause los, der Zug ab Hamburg Hauptbahnhof geht um 8 Uhr. Am Abend des 29. Juni sowie am 30. Juni Tag hat F. eine Reihe dienstlicher Termine in Schwäbisch Gmünd und Umgebung. Mittags am 30. Juni wird er von einer dritten Person – einem Geschäftspartner – zum Essen eingeladen; das Abendessen an diesem Tag beim Chinesen zahlt er selbst. Frühstück bekommt er sowohl am 30. Juni als auch am 1. Juli im Hotel: Die Assistentin Sabine B. hatte es mitgebucht. Am 1. Juli geht es morgens mit der Bahn wieder zurück nach Hamburg. Für den Mittagssnack im Zug hat F. sich ein Brötchen mitgenommen.

Bei seiner Reisekostenabrechnung muss er Folgendes ansetzen:

29. Juni: Für den Anreisetag gelten unabhängig von der Zahl der Stunden pauschal 12 Euro. Da Jens F. an diesem Tag auch kein vom Arbeitgeber veranlasstes Essen erhielt, ist auch keine Kürzung des Betrags erforderlich.
30. Juni: Da Jens F. den ganzen Tag, also 24 Stunden, abwesend ist, steht ihm der Spesensatz von 24 Euro zu. Allerdings hat sein Arbeitgeber durch die Hotelbuchung das Frühstück veranlasst (4,80 Euro). Das Mittagessen muss er nicht abziehen, da er von einem Dritten eingeladen wurde. Ansonsten wären hier 9,60 Euro fällig gewesen. Das Abendessen hat er ohnehin selbst bezahlt.
1.Juli: Für den Abreisetag gelten wie für den Anreisetag pauschal 12 Euro. Das Frühstück im Hotel (4,80 Euro) muss er wieder abziehen. Ansonsten erhielt er an diesem Tag keine von seinem Arbeitgeber gestellte Verpflegung.

In seiner Reisekostenabrechnung macht Jens F. also geltend:
12 Euro + 19,20 Euro (24 Euro minus 4,80 Euro) + 12 Euro = 43,20 Euro.

Diese Meldung wurde mir freundlicherweise von BIZtravel zur Verfügung gestellt.

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